Column: Van dubbel werk naar slimme oplossing

Onderzoek wijst uit dat zorgverleners ongeveer 40% van hun tijd besteden aan administratie. Dat is best veel. Minister van VWS Fleur Agema vindt dat ook. Ze waarschuwt dat ons zorgsysteem in elkaar zal klappen als de administratielast niet binnen zes jaar gehalveerd is. Agema wil overbodige regels schrappen en kunstmatige intelligentie (AI) inzetten om de administratieve werklast te verlichten. Een wenkend perspectief.

Terwijl we wachten op uitwerking van de Haagse plannen zitten wij niet stil en kijken we als sector zélf waar het anders en slimmer kan. Zo hebben ouderzorgorganisaties het initiatief genomen om de zorgovereenkomst af te schaffen. Als een cliënt een zorgvraag heeft en wij gaan zorg verlenen, dan stellen we een zorgovereenkomst op. We leggen dan persoonsgegevens vast, de zorg die we gaan verlenen enz. Die gegevens leggen we vervolgens óók vast in het elektronische cliëntdossier. Dubbel werk dus! We kunnen niet zonder cliëntdossier. Dat is nodig om het verloop van de zorgverlening vast te leggen én fijn om te communiceren met naasten van cliënten. Conclusie: laten we de zorgovereenkomst afschaffen. 

Samen ging met dit voornemen aan de slag. Maar het bleek al snel lastiger dan we dachten. Aan de zorgovereenkomst zitten namelijk allerlei verplichtingen vast. Van de wet moet er bijvoorbeeld aantoonbaar een overeenkomst tussen cliënt en zorgverlener zijn afgesloten en moeten de algemene voorwaarden van de zorgverlener zijn uitgereikt. Zomaar afschaffen gaat dus niet. Gelukkig ging collega-organisatie Mijzo ons voor. Alle tijd en energie die zij hebben besteed aan het ontdekken van knelpunten én het oplossen ervan konden wij ons besparen: ze maakten een webinar en een model plan-van-aanpak. Super! 

Wij zijn aan de slag gegaan en hebben een nieuwe werkwijze gevonden die bij ons en onze cliënten past. We mailen nu een welkomstbrief met de algemene voorwaarden naar de cliënt die bij ons in zorg komt, en de brief is ook terug te vinden in het elektronisch cliëntdossier. Hoewel de invoering enige tijd en inspanning vroeg leidt dit uiteindelijk tot flinke tijdsbesparingen en een vermindering van administratieve lasten. De nieuwe werkwijze verhoogt het werkplezier.  En het bespaart gemiddeld 30 minuten per cliënt voor de zorgmedewerker en gemiddeld 15 minuten voor de administratieve medewerkers. Die tijd houden we over voor directe zorgverlening! Win-win dus!