Hoe organiseer je een gala-avond?

Het organiseren van een bedrijfsevenement of een stijlvolle gala-avond vereist de nodige voorbereiding. Bij dit type evenement moet alles uit de kast gehaald worden om er een onvergetelijke avond van te maken. Waar moet je rekening mee houden als je een gala-avond organiseert. We leggen het je hier uit. 

Wat is een gala?

Een gala is een chique bijeenkomst waar etiquette worden nageleefd. Het belangrijkste hierbij is natuurlijk de outfit. Er geldt een specifieke dresscode. Dit kan black tie of white tie zijn. De dames hebben prachtige jurken aan en de heren verschijnen in rokkostuum. Voorafgaand aan het gala is er vaak een diner. De regel is hier dat de heer de dame thuis ophaalt en begroet met een handkus.

Dresscode vrouwen

Een korte jurk is not done bij een gala. Daarom draag je een lange jurk bij een officieel gala. Bij minder formele gala’s worden vaak ook cocktailjurkjes gedragen. Weet je het niet helemaal zeker, informeer dan van te voren even wat is toegestaan. Of overleg met de andere genodigden. Bij een formeel gala zijn de kleuren vaak ingetogen en klassiek. Zwart is het meest voorkomend, ook grijstinten en nude tinten zijn veilige keuzes. Denk bij het kiezen van een jurk na over je eigen stijl. Past de jurk bij je persoonlijkheid? 

Dresscode mannen

Voor mannen is een klassieke smoking de veiligste optie tijdens een gala. Je kunt ook gaan voor een rokkostuum, maar dat kan bij een minder formeel gala ook overdressed zijn. Bij een smoking is het belangrijk dat de pantalon op de goede lengte is, niet te kort en niet te lang. Onder de smoking wordt een wit overhemd gedragen met manchetknopen. Wat betreft het jasje is het belangrijk dat de revers van satijn zijn. Normaal gesproken draag je op een gala een zwarte smoking. 

Locatie

Een geschikte locatie is van belang bij het organiseren van een gala-avond. Alles draait om sfeer en beleving. Ook de capaciteit van de locatie van het evenement is belangrijk. Hoe groter het aantal gasten, hoe beperkter het locatie aanbod wordt. Een te grote zaal voor het aantal gasten is een absolute no-go. Schakel een eventplanner in om goed te kunnen inschatten of een ruimte te klein of juist te groot is voor het aantal gasten. 

Entree

Zorg ervoor dat je een onvergetelijke entree creëert voor je gasten. Bijvoorbeeld door een rode loper neer te leggen. Ook afzetpaaltjes met afzetkoorden zorgen voor het echte glamour gevoel. Zorg dat er een geschikte plek is waar je gasten een foto kunnen laten maken in hun feestelijke outfit door een fotograaf. 

Indeling

Bij ieder evenement is de indeling van de ruimte bepalend. De gasten moeten makkelijk hun weg kunnen vinden door de feestzaal. Bij een gala is het belangrijk dat het bedienend personeel hun routes goed kent. Als er live muziek is controleer dan of alle gasten de livemuziek goed kunnen horen, ook achterin de zaal. 

Catering

Bij een gala is het belangrijk dat de catering met zorg wordt samengesteld. Soms kan de catering op de locatie geregeld worden. In andere gevallen moet er zelf een geschikte partner gevonden worden. Het belangrijkste is de kwaliteit. Passende wijnen en eten dat vers en op locatie wordt bereidt door professionele chefs.

Entertainment

Vergeet ook het entertainment niet. De doelgroep is hierbij het uitgangspunt. Een line-up die niet goed aansluit bij de aanwezige gasten kan pijnlijk zijn. Wat je ook kiest, een geweldig orkest, een saxofonist of iets anders, het entertainment mag indrukwekkend, stijlvol en chique zijn. Een beetje “over the top” is helemaal niet erg.

Goede communicatie

Bij het uitnodigen van de gasten is het belangrijk om deze te triggeren en enthousiast te maken voor de feestavond. De communicatie moet hen nieuwsgierig maken en zorgt zo voor een grotere opkomst. Het gala vormt de basis voor de uitnodiging, maar ook de tafelindeling en de menukaarten. Laat ook de avond vastleggen op video en foto. Huur een professionele fotograaf in die de gasten fotografeert. Het is leuk als zij de foto direct mee naar huis krijgen als herinnering.

Decoratie

Het feest krijgt een luxe uitstraling als het wordt aangekleed met mooie decoraties en extraatjes. Gebruik linnen op de eettafels en zet er stijlvolle kandelaars neer. Verse bloemen maken een galafeest helemaal af en brengen meer leven in de ruimte, waardoor deze een warmer gevoel geeft.